笔者是某大型国企信息中心的规划人员，参与企业信息化实施工作，将普遍应用于制造业的协同软件应用于大型工程设计管理。
下面描述的是在开发过程中，信息中心的实施人员如何利用协同软件来做项目文档管理。
在具体的项目实施过程中，到了流程的测试与调试阶段，项目组中三个成员分别负责十几个流程的测试与修改工作，按照分工，三个人都将负责流程测试，并分别在一张issue list的EXCEL文件中记录测试结果，一人负责汇总，然后通知项目组其他人员，分头在系统中做修改。修改完了，再次测试。如此反复，直到测试完全没有问题。在这样的一个项目过程中很重要的一点是信息的及时沟通，项目组开始使用企业内部邮件的方式，将三张issue list发到汇总人那里，汇总后，邮件返回一张汇总表，各成员再按照表中记录的问题，各自修改流程。这样导致我们经常在做的一项工作是复制和粘贴，将自己测到的问题发给其他成员，同时了解别人测到的问题。每个人的计算机中都保存了很多版本，需要不断更新。
经过几天后，大家都觉得这种方式比较复杂，需要经常更新文档，每个人都同时保存了很多版本的文件，并且这些文件有可能还不是最新的版本。有人提议就用我们实施的这个软件来做文档管理。利用这个协同平台，我们在系统的测试环境中建立一个issue list，初始时是A.1版,项目组三人都有更新权限，如果测试到有错误，就通过先检出以便锁定文件不能同时被其他人修改，然后上载更新后的文件issue list，此时系统中文件升级为A2版。同时，由于我们使用了订阅功能，设置了如果此文档更新到新版本时，自动发邮件通知我们。因此，在其中一个成员更新了文档，添加了更多的测试结果后，我们即时就可以知道，可以进入系统查询。通过使用这样的平台，我们三人之间的点对点的信息沟通减少了，改变为三个人利用统一平台进行沟通，及时地获取与反馈信息。通过这种工作方式的转变，测试的效率提高了，我们可以把更多的精力放在测试本身上，而不是在文档的管理上了。
公司正在实施的设计管理系统的项目，其目标是工程设计管理的成果和过程管理，信息中心只是负责参与实施和技术支持。没想到在实施过程中，我们利用协同平台实现了小组内的三人协同，虽然非常简单，完全利用系统现有功能，没有流程，但这已经充分让我们亲身感受到了在项目管理中协同的重要性；以及项目成员对协同平台的需求度；感受到协同平台对大家信息沟通的可实现度。这也算是实施工作的另一收获。
随着项目团队人数的增加，点对点的沟通连线是呈几何级数增加的。如何在团队内进行有效地信息沟通与成果利用，做到“在适当的时间里，将正确的信息传递给适当的人”，实现信息的有效传递？这是每个团队必须关注的。这正是协同设计或者说协同商务的卖点所在吧。
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