点亮信息化的五根火柴

　编者按：当信息化建设的大潮扑面而来时，无论如何规划信息化建设步伐，都必须把握好一个原则——结合行业特点和业务特点。北京市人民政府外事办公室的信息化，在“外事无小事”原则的指导下，在信息化建设中把握了五个方面。

　　人们常说行行出状元。一个人之所以能成为某一行业的状元，在一定程度上，是他对这个行业的特点把握比较准确。当信息化建设的大潮扑面而来时，无论如何规划信息化建设步伐，都必须把握好一个原则——结合行业特点和业务特点。

　　北京市人民政府外事办公室（简称北京市外办）是市政府外事工作的职能部门，同时履行市委外事工作办事机构的职责，是北京市执行国家外交政策和处理重要外事工作的归口管理和协调部门。

　　外交外事行业特点是外事无小事。围绕这些职能进行的礼宾管理、涉外管理、国际交流管理、因公出入境管理等业务是外交外事行业特有的。北京市外办信息化建设工作的开展完全是围绕这些特点开展的。

　　电子政务的建设，往往会走入“不计投入，不计产出”这样的局面。为了使北京市外办的信息化建设健康发展，北京市外办在信息化建设中把握了五个方面。

管理思想贯穿始终

　　电子政务工作是一项综合协调、综合服务、涉及多方面工作的服务与管理行为，这项工作在表现形式上属于服务的性质，但在服务中包含着比传统工作模式更强的综合管理行为。实践证明，以业务处室为主、技术部门为辅组成的项目推广小组，对业务系统的成功推广具有举足轻重的作用。这个作用体现在两方面：项目推广小组必须定期召开项目协调会，通报项目进展情况，研究项目遇到的问题和困难，通过合理的安排、明确的分工，使项目顺利进行；项目推广小组必须将管理思想融于技术当中。北京市因公出入境网络管理系统将国家及北京市政府外事办公室就因公出入境工作制定的各种规章制度和工作细则固化在应用程序中，当266家联网单位使用该系统处理日常工作时，就“必须”执行相关的规定，尽量减少机关工作人员因个人主观因素对工作可能造成的不利影响。

软硬兼施

　　很多机关信息化都是先建硬件，再做软件系统。由于软件的开发涉及许多因素，投入实际应用的周期较长，而硬件设备更新速度极快，使许多单位的硬件系统还没真正发挥作用，就已到了淘汰更新的时候，造成很大的浪费。针对上述情况，市外办办公自动化系统的开发顺序确定为信息开发先于软件开发，软件开发先于硬件建设，将系统建设重点投入到信息资源的建设和软件系统平台的建设方面（办公自动化软件费用占34％，系统集成和应用培训费用占16％，硬件投入在50％左右）。

　　在硬件购买上，没有追求最先进的设备，而是根据实际情况，重点投入到更新相对较慢，使用周期较长的网络设备，而对于计算机的配置，则将重点放在了今后升级时还可反复使用的安全隔离设备上。

　　在软件开发上，坚持用户主导而非厂商主导。强调软件的适用性，追求应用软件能解决本单位的业务需求，业务人员能很轻松地学会，系统能稳定地运行。外事网络办公平台作为一个外事行业的通用平台，具备了大量通用功能（比如各类涉外部门通讯模块、友好交往模块、视频点播模块、公文要号模块等），可以被绝大部分外事单位应用。

重视信息资源

　　机关管理工作的本质是决策，而决策的主要依据是各类信息。如果说网络是路，计算机是车，软件是交通规则，那么信息资源就是车上的货。修路、买车和制订交通规则的最终目的还是为了货能够为人所知晓，被人所接受和利用。如前所述，硬件更新速度很快，极易贬值；软件开发周期很长，需要不断修改；而信息资源相对稳定，但需要长期积累。因此，为了充分利用有限的建设资金，使办公自动化系统在为领导决策过程中迅速见效，信息资源的开发和利用至关重要。

　　北京市外办信息中心之所以能够在4年中就建立起目前国内最大的外交外事行业数据库，主要采用了以下几种方法：向国内知名的数据库厂商直接购买；与行业数据拥有者进行数据库交换；密切关注各类涉外信息，日常工作中特别注意数据的积累、分类、整理等工作。

特色培训

　　信息化系统建设得再好，如果没有针对外事部门工作人员特点的培训与维护，系统还是难以正常运转起来。在培训过程中，信息中心结合外事工作人员日常工作繁忙、计算机水平参差不齐的实际情况，采用了分批多次培训并结合电影教学演示的方法。

　　北京市外办信息中心在2001年6月和11月进行了两期共7次计算机培训，培训了105人次，为外事网络办公平台的试运行奠定了基础。护签网络系统的培训从2002年8月10日开始，至9月10日结束，历时1个月，先后分8批对全市266家外事单位和部门进行了为期一天的培训，取得了非常好的效果。

引入客户关系管理

　　客户关系管理系统原本是企业提高竞争力的一种手段。本着“政府向企业学习”的思想，信息中心在维护工作中引入了一套适合外事工作的客户关系管理系统，这套系统详细记录了各单位的联系方式、计算机软硬件配置、历史问题记录、维修维护记录等。实施这套系统以后，最直接的好处就是可以对市外办和全市外事部门的计算机应用情况有一个充分的了解，可以迅速统计出外办各个处室对计算机使用的情况和对计算机掌握的水平，迅速了解因公出入境网络管理系统联网单位常发生的问题，从而有针对性地提供相应的培训和服务，大大提高了用户使用计算机办公的积极性和满意度。

　　目前，以外事网络办公平台为标志的北京市外办信息化第一个阶段的目标和任务已基本完成。北京市外办信息化正在进行以网上审批（包括网上预审）为主的信息化第二阶段的建设工作。

点评

　　北京市政府外事办的信息化建设道路与其他单位明显不同，对电子政务的理解也明显不同，对信息中心职能的理解也明显与众不同。实践证明，正是这三个“不同”，使他们摸索出了一套适合行业特点、适应自身特点的低成本、高效率、重应用的信息化建设思路和做法。信息中心提出的“信息化建设应当先数据、中软件、后硬件”、“将管理服务思想融于系统”、“用知识管理指导信息资源开发利用”、“政府向企业学习”等观念都相当超前。但信息中心那种将超前的观念与实际工作结合的能力，正是他们取得阶段性成果的基础。
作者：姜伟、刘小如