文 件 操 作

    本章将使用Excel 2000系统的基本操作，包括打开工作簿文件、插入新工作表、改变工作表的名字、在一本工作簿中移动或者复制工作表、如何在工作表中输入数据等。
    文件操作是必须掌握的基本操作之一，在本节中我们将学习如何打开、建立和保存工作簿等操作。
3.1.1 打开工作簿
    在Excel系统中，打开一个工作簿文件有两种方法：一是利用“文件”菜单中的“打开”命令打开一个已经存在的工作簿文件；二是利用工具栏上的“”按钮，打开一个的工作簿文件。
    打开工作簿文件的步骤是：
    (1) 执行“文件”菜单中的“打开”命令或者单击“”按纽，这时屏幕上出现如图3-1所示的对话框。

    (2) 在“文件名”框中，键入或在列表框中选择需要打开的文档。如果需要打开的文档未列在“文件名”列表中，可以直接在“文件名”框中输入包含路径的文件名，例如输入“C：\HBWJ\TJB.XLS”。
    (3) 最后按下“打开”按钮，就可以打开工作簿文件了。
    此外，在Excel中，系统会将最近编辑的文件名列在“文件”菜单下，如图3-2。利用这一特性，可以直接单击相应的文件名，就可以将它们打开而不必执行上述打开文件的操作。

3.1.2 一次打开多个工作簿
    对于同时打开多个文件，我们可以执行下列操作：
    （1）执行“文件”菜单中的“打开”命令或者单击“”按纽，这时屏幕上出现如图3-1所示的对话框。
    （2）在“查找范围”框中，单击包含有所需工作簿的驱动器、文件夹或 Internet地址。
    （3）在文件夹清单中，双击各层文件夹，直到打开包含所需工作簿的文件夹。
    （4）如果需要选中几个不相邻的文件，请先单击其中一个文件名，然后按住 Ctrl键，再单击其余的文件名。如果需要选中几个相邻的文件，请先单击序列中的第一个文件名，然后按住 Shift 键，再单击最后的文件名，如图3-3所示。

    （5）按下“打开”按钮即可。
    提示：如果要删除选中了的文件，可以按住 [Ctrl] 键，然后再次单击该文件名。
    3.1.3 新建一个工作簿
    启动Microsoft Excel 时，系统将打开一个新的工作簿。任何时候，要建立一个新的工作簿，都有两种方法：一是利用“文件”菜单中的“新建”命令，出现一个如图3-4的对话框，选择“常用”选项卡，按下“确定”建立一个新工作簿文件；二是利用工具栏上的“”按钮建立一个新的工作簿文件。

    上面的方法是建立空白的工作簿文件，而在Excel 2000中，还可以使用摸板方式建立新的工作簿文件。摸板是预先定义好格式、公式的Excel工作簿，当用摸板建立一个新文件后，新文件就具有了摸板的所有特征。当出现如图3-4的对话框时，单击“Spreadsheet Solutions”选项卡，出现如图3-5。之后选择需要的摸板，并按下“确定”按钮，就可以得到如图3-6的显示结果。对于自己定义摸板我们将在后面的有关章节讲述。


3.1.4 保存工作簿
    当完成对一个工作簿文件的建立、编辑后，或者由于数据量较大需要多次将其输入时，都需要将文件保存起来。可以使用两种方法保存工作簿文件，一是在工作进行中可以随时按下常用工具栏中的“”按钮来保存当前的工作簿。二是通过执行“文件”菜单中的“保存文件”命令。
    保存工作簿文件的操作步骤是：
    (1) 执行“文件”菜单中的“保存”命令，如果该文件为一新文件，这时屏幕上出现一个如图3-7的对话框；如果该文件已经保存过，则系统并不出现“保存”对话框，同时也不必执行下述两步操作。

    (2) 在“文件名”框中，键入一个新的名字来保存当前的工作簿。
    (3) 如果需要将工作簿保存到其它的驱动器或者其它目录下，请选择下列操作：在“查找范围”框中单击，在列出的驱动器表中选择存放文件的驱动器。在目录名上单击，选择存放文件的目录。在“文件类型”框中单击向下键头，在所列的文件类型中，通过选择文件的扩展名来选择所需的文件类型。
    (4) 最后按下“确定”按钮。
    提示：在“文件名”框中，可以使用Windows 95的新特征“长文件名”，以便方便记忆和使用。例如“天津市华邦电脑有限公司销售统计表”。另外，在工作中经常按下“保存”按钮是个好习惯，这样当发生以外时可以减少损失。
3.1.5 关闭工作表
    当使用多个工作簿工作时，对于不再使用的工作簿可以将其关闭，以节约内存空间。关闭工作簿的操作是：执行“文件”菜单中的“关闭”命令。在使用该命令时，如果对工作表进行了编辑工作，并且没有执行保存命令，就会看到出现如图3-8所示的对话框。

    在该对话框中，如果保存工作表，按“是”按钮；如果按“否”按钮，则对工作簿不做任何改动面保存；如果选择“取消”按钮，则返回到编辑状态。