ERP中的管理思想系列谈之一：销售发票生成的方法

说到ERP，特别是说到国外的ERP软件，总是会说到其中的管理思想。有趣的是，有两种截然不同的观点：一说有先进的管理思想，应该采用拿来主义，大力推广；二说其实没有什么管理思想，不一定适合中国国情。这可是让很多人糊涂了， ERP中到底有没有管理思想呢？当然是有的。为什么会出现如此鲜明对立的观点呢？我想主要原因是管理思想看不见摸不着，到底是什么东西不为一般人所知，才会有所误解。下面就从几个不同的方面来说明ERP中的管理思想的具体表现。

（一）销售发票生成的方法

很多人认为开发票是一件简单的工作，看起来不会有什么管理思想，其实不然，其中大有学问。先来看看一个场景：“我的客户要求每月发货汇总开一张发票”。这种情况是不是经常出现？在我访问过的企业中是很常见的，我相信大家对此也有同感，但是在ERP中应该如何处理呢？下面我假设了某月为某客户发货的数据如下：

从上面的数据可以看出，某客户某月有四个订单，六次发货，应该开几张发票呢？是不是按照客户要求汇总开一张就可以了？按照ERP的管理思想，应该是开六张发票，即每次发货都开一张发票。这个回答是不是有些令人吃惊？我就看见许多人吃惊了，然后就开始指责国外ERP软件不适应中国国情。这就是一个不适合中国国情的例证，我们来看看这个例证是否成立。

正方发言：

客户的要求确实是合理的，开六张发票多麻烦呀，开票方数据处理和业务操作从一次变为六次，客户也要处理六张发票，这样做法是绝对不合理的。

读到这里多数读者也会点头同意，但是且慢，听完反方发言后再想想。

反方发言：

从表面看“六”大于“一”，实际上却是“一”大于“六”，即汇总开一张发票的数据处理和业务操作比开六张发票多，而且对于交易双方都是如此。理由如下。

首先，对开票方而言，打印六张发票的时间比打印一张发票的时间长，这是事实。但是在完成发票的处理的整个流程中，打印占的时间并不多，更多的时间是在确认应该打印什么发票和打印的内容。ERP系统会根据发货自动产生六张发票，每次发货自动对应一张发票，并不需要花费额外的时间进行六次发货和发票的核对确认。而汇总开一张发票必然要进行相应的确认，以确保没有遗漏。所以开票方的处理时间不会增加。

第二，从客户的财务部门进行应付款处理角度来看，有六次发货，客户就有六次收货。收到六张发票，一一对应，很容易进行核对，处理时间与只收到一张发票相比，并不会增加。

第三，如果客户出现收货与发票不一致情况，六张发票由于与发货一一对应，交易双方的对帐和发现问题所在就十分容易。如果只有一张汇总发票，对帐时还是需要明细清单进行仔细核对才能确定，这是十分费时费力的。很多做财务工作的读者多少都遇到过对帐的痛苦，想一想是不是这样？

总结：每次发货打印一张发票比汇总一张发票更合理。

我的观点是什么？当然是支持反方。有些读者可能还不能理解接受，有些做咨询顾问的同仁可能会说：“我也明白这个道理，可是怎样让用户接受呢？”我建议在ERP实施过程中顾问可以安排一个演习，安排两组人分别扮演交易双方，两组人在两个房间，不能见面，通过电话和传真联系。准备一些发货和发票的数据，数据中要包括出错的情况。参加者要尽可能按照实际情况进行操作，记录处理时间和往来交流的时间。事实最有说服力，能证明为什么每次发货打印一张发票更合理。

实际业务过程中，为什么客户会提出这样的要求呢？有一些客户其产品特性是按月汇总开发票更为合理，如大家熟悉的水电气、电话等，对于这类客户ERP中有特定功能进行处理，但是需要注意的是绝大多数工业品不应该是这样的，不能混为一谈。我发现提出这样要求的客户要么没有ERP，他们往往是仅通过感觉来提出要求的，需要对他们做一些解释工作；要么就是把按月结算开发票和按月汇总付款混在一起，ERP中是有发票按月计算帐龄和汇总付款的功能的。所以说可以向客户解释清楚为什么每次发货打印一张发票更合理。

有人会说，最好在ERP系统中存在多种产生发票的方式或由用户自行定义如何产生。当然，这是一种解决方法，但是我不认为是最好的解决方法，因为很多时候，对用户而言有多种可选择的方式并不是最好的，为什么呢？我在以后会谈到原因。

下面根据采购入库业务中的实例来谈谈ERP中的管理思想。