ERP中的管理思想系列谈之三：说说物料编码

ERP系统中许多地方存在编码的需要，如物料、发票、订单、凭证、科目、客户、供应商等等。说起来编码不是一件大事，要求很简单，分配唯一的标识而已。但又不是一件小事，还真有不少企业搞不清楚怎样编码，尤其是物料的编码。现在使用ERP系统的公司到底是怎么进行编码的呢？这可是许多人关心的问题，在网上的论坛中就有专门讨论编码的议题，发言很多，不过也还是免不了论坛这种形式固有的局限：没有什么定论的东西。想吸取点经验的读者费神看了半天，恐怕还是不知道应该怎么办。我也替这些读者着急，就动笔写下一点东西。

先总结一下论坛中的发言，大抵是说国际著名公司的物料编码方案是厚厚一本书，规定的十分详细严密，国内的许多公司则是草草了事，不堪推敲，留下了许多缺陷，事后再想进行修改难上加难，所以进行编码要谨慎啊！说得不错，但是我不以为然。物料编码不是一件难事，不应该是一件难事。如同百米跨栏，ERP实施过程中有许多地方需要跨越，物料编码不过是起始的一个而已，不要把它想象成攀登一座雪峰，它不比实施过程中遇到的其他事情更难。

物料编码应该分成两个部分：一是代码含义的规则，二是代码分配的规则。我认为代码含义应该遵循简单的原则，代码分配应该遵循统一的原则。

代码含义简单就是说仅通过代码不需要表示出多少信息。从ERP系统技术角度来看，用流水号表示物料代码是可以的，系统只要求代码的唯一性，并不要求有什么含义。有的教科书也是这样认为的，如天津大学出版社－MRP II/ERP原理与实施一书中就指出“物料编码应遵循以下原则：每项物料均应有唯一的物料代码；要简明，不要太长；没有含义，只是标识符而不是描述符”。现实中采用无含义流水号的企业并不多，因为一点含义没有很多人是不习惯的，从存在就是合理的角度讲，有一些含义未尝不可。但是我的建议，或者说结论是：含义不应该超过三级。

有一个具体的例子，某机加工企业其物料编码部分规则如下表：

根据这个规则可以看出，物料代码前三位根据性质分了三级，由粗到细，三位之后，再加若干位流水号即可。我认为这样代码含义的规则已经是极限了，不要考虑更复杂或详细的规则了，有这样三级足够了，能少一些，只有两级或一级更好。为什么我这样认为呢？

很多人总是说企业的物料很多，少则数以千计，多则数以万计，其中种类繁杂，你就建议两三个级别，够吗？我说：够的。物料很多，种类很多，但是关键在于从哪些角度进行区分。有几种典型的要求列给大家看看是不是应该在代码含义中考虑。

1. 物料是采购的、自己加工的、还是外协加工的？

2. 物料是进口的还是国产的？

3. 物料入库是否需要检验？

看起来物料代码中反映这些含义是合理的，至少下订单时不容易出错吧，不会把采购件下到生产订单中，不会把国产件出现在国外供应商订单中，入库时一看编号即知不会漏检。看上去是有道理，细细推敲就不一定了。这几种含义在物料属性中都有，放在物料代码中不合适，因为物料代码一般是不可以改变的，而这些含义都是可能改变的，所以代码中包括的含义应该是一些不会变的属性。

为什么代码中含义不要多过三个呢？看一个其他领域关于编码的例子，会有一些借鉴意义。每个人都有身份证编号，我女儿刚出生，报户口时就分配了一个号，一生不变了。这个编号里面有几层含义呢？具体内部有几层，我不知道，从报纸公开的说明来看，有三个主要层次。前六位表示申请身份证编号的地区，中间八位是生日（年月日），最后有四位，其中倒数第二位表示性别，男单女双，最后一位是校验码。写这篇文章前，我就在琢磨，中国这么大，人口这么多，身份证编码就这么三层意思，不容易啊！要让某些研究物料编码的人来定义，恐怕民族、籍贯、血型等等都要考虑进去了吧？警察同志在犯罪现场检验出嫌疑人血型，不用如电视剧里那么费劲想办法确认，只要把身份证号一列，就知道谁最可疑，多合理的要求啊，怎么没考虑呢？后来想想不考虑是有道理的。申请编号时怎么证明提供的血型是正确的呢？医院验血，经常报道说搞错了，可是作为编号一确定再修改可难了，只听说有人改名字，没听说有人改身份证号。所以身份证编号含义规则很合理。公司的物料能有多少，再多不过几十万，有几个公司的物料能有上百万？与十四亿人口比，太少了。

有人总认为含义少不好，其实含义多了没用，没人能够一看号码就能识别出属性。火车站查身份证的警察问：“在哪里出生？”答：“河南开封”。问：“血型是什么？”答：“B型”。警察一笑，“跟我走一趟，你的身份证编号说明你出生在河南洛阳，血型是O型”。现实中是这样查的吗？物料代码32300005是什么意思，对照刚才的那张表，是某种耐油橡胶板。读者自测一下，有几个能记住三层含义，能记住第一个“3”是非金属就不错了。不能要求工人每人口袋里装着编码规则的小本子，时不时打开查一查。工人是靠眼睛看实物，看描述再结合代码来识别物料的，只看代码没用的，代码含义多也是没用的。

关于代码分配，应该遵循统一的原则，不能由很多人或部门来分配，应该指定专人负责。许多国际大公司物料代码分配是总部控制的，新增物料代码等上三五个工作日是常事。我给女儿报户口时，户籍警小姐在电脑上一阵忙活，然后等一会儿，户口本上打印了身份证号，看来这个号码不应该是小姐操作的电脑分配的，应该是联网到后台的服务器分配的。否则怎样保证不重号。上海每天出生的孩子太多了，我女儿出生的产房当天就有四个。没有先进的计算机系统，我恐怕要跑上两三趟才能拿到这个一生不变的编号。

总结，代码含义应该遵循简单的原则，代码分配应该遵循统一的原则。ERP系统中有许多管理物料属性的字段，要充分利用，不要在代码中包含超过三种含义。

最后有一个潜在难题，以后可能会碰到，留给读者一起考虑怎么办。这个问题与物料代码无关，还是关于身份证的。倒数第二位表示性别，男单女双。可是现在社会新鲜事多，先不说先天性别难辨的，有些人出生就是阴阳人，怎么办？还有越来越多的变性的例子，身份证编号岂不是暴露了这些人的隐私。会不会有人闹着要改编号呢？我们拭目以待。