与Office2003共舞:协同产生高效

　　先前版本的Office在文件的共享上存在很大的局限性，认识到这一点，微软着力加强了Office的协作功能，很多此方面功能属于新Office的核心功能。也正是由于这些功能的增加，才使Office从一系列程序转变为一个完善的办公系统，从简单的客户端工具转变为一个由客户端和协作服务器组成的网络系统。

　　要实现在Office 2003下的协同工作并不需要客户端安装额外的软件，你只需要对微软提供的两个intranet 入口系统之一进行设置即可。他们分别是Windows Server 2003中自带SharePoint系统和功能更加完备的SharePoint Portal Server 2003系统($3,999/服务器，$71/用户)。
两个系统都允许用户创建由一个或多个文件组成的可供浏览器存取的工作空间。每一个工作空间都可以包含一系列限制用户对文件、公用日历等的存取权限定义，以及通向相关内容的网络链接。

Portal Setup

　　在Office 2003中，用户并不需要每次为存取工作空间中的文件而打开浏览器。Word、Excel和PowerPoint现在都增加了一个共享工作区任务窗格（缺省情况下在屏幕的右边）。通过这一窗格，你可以创建新的工作空间，或者浏览协作团队中的其他工作空间列表，从而非常直观的完成彼此之间的协作。面板上部还提供了一个非常方便的可以快速通向“任务”、“成员”、“共享文档”、“链接”等的工具栏。

Shared Workspaces

　　要想邀请他人共同完成一项工作，你可以向对方发送电子邮件，或者通过Microsoft Office Live Communications Server 2003提供的即时通讯服务功能邀请他人。通过我们熟悉的即时通讯功能，你可以看到谁现在在线上，并与之对话，利用系统提供的白板功能，你甚至可以和对方在白板上共享文字、一起画图，从而更好的实现协同工作。                                                                                                              

　　当一个用户打开某个文件时，SharePoint系统会自动跟踪文件的版本，并锁定文件，使他人不能编辑该文档，只可以浏览。同时还允许用户在他人对特定文件进行编辑后自动获得该文档的更新。

SharePoint at Work

　　而另一项更加神奇的功能甚至允许成员在一起即时编辑和浏览同一文件，就好像在召开一个虚拟会议一样。当然，这需要对各自的系统进行适当的配置才行。 (当他人正在对文档进行编辑时，你的鼠标指针会暂时从屏幕上消失。)一旦编辑后的文件被保存，SharePoint服务器上的相应文件也将得到即时更新。

　　总的来说，共享工作空间用起来还是相当直观方便的。它可以让你和他人通过诸如 Word、Excel这样熟悉的程序实现协同工作。“共享工作区”任务窗格可以使你更加便利的完成一些协作功能。

　　You and You but not You

　　为了防止Office共享文档落入“坏人”之手，作为基本的功能，Office 2003提供了对信息权限管理（IRM）的支持。(对于那些没有运行IRM组件的用户，微软提供了基于护照系统（Passport）的授权方法) 。在新版Office中的任何一个程序的“文件”菜单中都提供了一个“权限”选项，通过它，你可以对文档的存取权限进行定义。你可以定义某个文档只有特定的人群才具有浏览、编辑等权限。比如说，我们可以把一个Excel预算表标记成除了特定管理层可以浏览外，其他人一概不能查看。通过数字加密和密钥技术，Office 2003可以确保您公司的知识产权不受侵犯。

　　我们可以隐约瞥见微软“可信赖计算机系统”战略的雏形。通过数字认证技术，他将从操作系统层锁定计算机程序和文档资料于特定计算机。如果你的公司使用了IRM系统，他就可以帮你决定在Office 2003中他人对你的文件的存取权限。

　　我们的Outlook

　　Outlook 2003当然也是一个令人难忘的Office家族成员。在你向电子邮件中粘贴附件的时候，新版本Outlook同时提供了把该文件粘贴到共享工作区中的功能。这有利于收件人在协同工作时保持文件版本的一致。

　　此外，日历和计划任务同样得到了功能上的显著提高。新版Outlook的日历共享功能允许我们查看他人的日程安排，以便在大家都方便时安排会议。团队日历可以让你查看自己团队的日程安排，什么时候有什么安排，一目了然。

　　接触SharePoint

　　虽然Office 2003出色的协作功能需要依靠SharePoint系统，但我们在这里想告诉大家的是，SharePoint服务系统的架设并不像想象中那么复杂。十分幸运，这一系统的安装和其他传统的入口系统一样简单。系统运行在IIS 6.0（Windows Server 2003自带）系统上，捆绑Microsoft Data Desktop Engine作为数据库引擎。(当然，连接SQL Server也可以)。

　在这一系统中，对管理员的要求很高，他们需要能够在权限的严密性和文件的易用性之间寻求平衡。在实验中，我们使用活动目录模仿一个拥有100人的公司，并把这一百人分配到10个部门中。部分管理人员的职能会有一些重叠与交叉。SharePoint很轻松的完成了指定“可浏览者”、 “可投稿人”、“可编辑者”以及“管理员”等角色的任务。这些核心功能可以让你控制人们对特定文档的存取权限。

　　SharePoint 最强大的一项功能就是他提供的向导，可以帮你快速建立站点，共享内容。许多功能都超越了传统工具。现在，弹指间你就可以把任何内容上传完毕。除了可以在Office程序内部进行粘贴外，我们还可以在SharePoint 站点内粘贴Word, Excel和PowerPoint文件。在上传图片时，他甚至还提供了图像索引和幻灯片播放功能。对于那些拥有添加和编辑web内容权限的用户来说， SharePoint还提供了很多向导，可以指导你一步一步创建那些诸如会议之类的小站点。当内容发生改变时，系统会通过电子邮件通知你，这种通知可以是实时的也可以是定期的。所有新添加和编辑过的文件都会被标记出来，以便于查找。

　　SharePoint通过像Outlook这样熟悉的界面向人们提供了共享的联系人、计划任务、日历等，这展示了它核心的协作能力。同时，它还提供了一些像在线讨论、在线调查、内容管理等基本功能。

　　在张贴文件的时候，你还可以定义文件的有效期，SharePoint通过内置的版本控制系统会自动跟踪文件在协作期内的变更情况。SharePoint 2003中还可以定义用户个人网页，并具备定义和管理受众的功能。当然还有必不可少的全文搜索引擎。